Whistleblowing

Con l’adozione e pubblicazione della presente Procedura, la Società intende anzitutto garantire la piena tutela e la massima riservatezza nei confronti dei Segnalanti.

È inoltre intenzione di MCZ quella di rimuovere qualsivoglia fattore che possa ostacolare o comunque disincentivare il ricorso alla segnalazione di reati o irregolarità, quali i dubbi e le incertezze circa le modalità e i canali da utilizzare, ovvero i timori di qualsiasi genere di ritorsioni o discriminazioni.

Al contempo, la Società, anche per il tramite della presente Procedura, censura il comportamento di chi effettui segnalazioni false, fuorvianti o comunque infondate.

Per tale ragione, lo scopo di questa Procedura è anche quello di fornire ai Segnalanti chiare indicazioni circa l’oggetto, i contenuti e le modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché quello di mettere in evidenza le forme di tutela nei loro confronti offerte dall’ordinamento nazionale.

È volontà di MCZ rivolgere la presente Procedura al più ampio numero possibile di soggetti che, a vario titolo, vengano a contatto con le attività della Società.

Per tale ragione, la Procedura è rivolta a tutti i membri degli Organi Societari – Consiglio di Amministrazione e Collegio Sindacale – nonché a tutti i Dipendenti e soggetti esterni (p.e. consulenti, società di revisione, agenti, distributori, clienti, fornitori) che collaborano con MCZ o di una delle sue Società Controllate.

Come anticipato, le segnalazioni possono in primo luogo riguardare condotte illecite rilevanti ai sensi del medesimo decreto o comunque violazioni del Modello adottato da MCZ.

Più in generale, MCZ ritiene eventi certamente meritevoli di segnalazione:

• i fatti che possono integrare reati, illeciti o irregolarità;
• le azioni suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale o di immagine a MCZ o a una delle sue Società Controllate;
• le azioni suscettibili di arrecare un danno alla salute e alla sicurezza dei Dipendenti di MCZ o di una delle sue Società Controllate e ai cittadini, nonché di arrecare un danno all’ambiente;
• le azioni poste in essere in violazione del Codice Etico e delle procedure interne alla Società.

Viceversa, MCZ non ritiene meritevoli di segnalazione:

• le mere voci o i “sentito dire” (come, per esempio, informazioni poco precise e in relazione a circostanze non direttamente conosciute); ovvero
• le doglianze di carattere personale del Segnalante o sue rivendicazioni o istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro.

Le segnalazioni, per essere meritevoli di considerazione, devono essere circostanziate nonché fondate su elementi di fatto precisi e concordanti.

Per tale ragione, MCZ ritiene meritevoli di considerazione le segnalazioni che contengono i seguenti elementi:

• le generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con l’indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito della Società o di una delle sue Società Controllate;
• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti segnalati;
• se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

MCZ prende seriamente in considerazione anche eventuali segnalazioni pervenute in forma anonima. Tuttavia, sebbene sprovviste dell’identità del Segnalante, per essere meritevoli di attenzione le stesse devono comunque contenere gli altri elementi descritti precedentemente.

L’organo di MCZ deputato a ricevere e valutare le segnalazioni è la Direzione Risorse Umane & Organizzazione.

Le segnalazioni potranno essere effettuate utilizzando uno dei seguenti canali interni alla Società:

• invio mediante posta elettronica all’indirizzo mczgroupwhistleblowing@gmail.com (è inibito l’invio di messaggi a questo indirizzo dalle caselle di posta aziendali);
• a mezzo di servizio postale da indirizzarsi a “Direzione Risorse Umane & Organizzazione MCZ Group S.p.A. – Via La Croce 8, 33074, Vigonovo di Fontanafredda (PN)”; in questo caso, per garantire la riservatezza, è necessario che la segnalazione venga inserita in una busta chiusa indirizzata alla Direzione Risorse Umane & Organizzazione e recante all’esterno la dicitura “riservata/personale”;
• inviando all’indirizzo mczgroupwhistleblowing@gmail.com la richiesta di appuntamento per un colloquio riservato con la Direzione Risorse Umane & Organizzazione.

Al Segnalante è garantito anche un canale di segnalazione esterna gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), al quale potrà ricorrere quando la segnalazione tramite canale interno non abbia avuto seguito, quando abbia fondati motivi di ritenere che possa esservi un rischio di ritorsioni o che vi possa essere un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse.

La Direzione Risorse Umane & Organizzazione invierà al Segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dal ricevimento della stessa. Successivamente effettuerà un primo screening di ammissibilità che consisterà nel valutare:

• se la segnalazione ha lo scopo di sottoporre all’attenzione della Società un comportamento che pone a rischio la sua attività, quella di una delle sue Società Controllate e/o di terzi, e non una mera lamentela;
• la gravità del suddetto rischio per MCZ, per una delle sue Società Controllate e/o per i terzi;
• se l’oggetto della segnalazione è già stato valutato in precedenza da MCZ o eventualmente da altra Autorità competente;
• se la segnalazione contiene elementi sufficienti per poter essere verificata o se, al contrario, risulta troppo generica e priva di elementi necessari per una successiva indagine.

La Direzione Risorse Umane & Organizzazione, valutata la segnalazione come una semplice lamentela personale o verificato che il fatto riportato è già stato riscontrato dalla Società o dall’eventuale altra Autorità competente, procederà all’archiviazione della segnalazione, informandone il Segnalante (quando noto).

Allo stesso modo, la Direzione Risorse Umane & Organizzazione contatterà il Segnalante – se noto – qualora ritenesse la segnalazione eccessivamente generica, al fine di chiedere di fornire elementi utili all’indagine.

Viceversa, nel caso in cui la Direzione Risorse Umane & Organizzazione ritenga necessaria un’attività di verifica, avvierà un’indagine sui fatti oggetto della stessa, al fine di appurarne la fondatezza. In tale ipotesi, il Segnalante – se noto – verrà informato che la segnalazione è stata presa in considerazione e valutata.

Durante lo svolgimento delle attività di indagine, la Direzione Risorse Umane & Organizzazione potrà ricorrere alla collaborazione delle altre funzioni aziendali, ad esempio attraverso la richiesta di condivisione di specifiche informazioni e/o documenti.

All’esito delle attività di indagine, la Direzione Risorse Umane & Organizzazione predispone un report riassuntivo delle verifiche svolte e delle conclusioni raggiunte e lo invia all’Organismo di Vigilanza. Provvede altresì all’archiviazione di tutta la documentazione pertinente, in modo idoneo a evitare l’accesso di terzi alle informazioni raccolte.

Qualora l’Organismo di Vigilanza dovesse ritenerlo opportuno, a seconda delle particolari circostanze del caso, predispone un report ad hoc da sottoporre al Consiglio di Amministrazione (o, se necessario, al Collegio Sindacale).

In ogni caso la Direzione Risorse Umane & Organizzazione dà riscontro al Segnalante circa l’esito dell’attività di indagine entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento, come previsto dalla normativa.

La Società e la Direzione Risorse Umane & Organizzazione adottano tutte le misure necessarie per tutelare la riservatezza del soggetto Segnalante, in conformità con le previsioni di legge in materia. Inoltre, MCZ censura tutte le eventuali ritorsioni o gli eventuali comportamenti discriminatori in danno al Segnalante.

Si rimanda a quanto, in proposito, disciplinato dal Modello.

MCZ e la Direzione Risorse Umane & Organizzazione adottano poi tutte le misure necessarie per tutelare la riservatezza dell’identità del soggetto Segnalato. Allo stesso modo, la Società censura la violazione, commessa con dolo o colpa grave, del divieto di effettuare segnalazioni infondate.

In particolare:

• le segnalazioni non devono contenere accuse che il Segnalante sa essere false e, in generale, non devono essere utilizzate come strumento per risolvere mere questioni personali;
• MCZ si impegna a tutelare il Segnalante solo rispetto a possibili condotte ritorsive o discriminatorie poste in essere in ragione della segnalazione;
• rimane impregiudicata la responsabilità penale e civile del Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria e/o effettuata al sol fine di danneggiare il Segnalato nonché di ogni altra ipotesi di abuso o strumentalizzazione intenzionale della procedura di whistleblowing.

Si rimanda, anche in questo caso, a quanto stabilito nel Modello.